Feedback is een cadeautje!

“Als er iets is zeg ik het wel”, “Ik ben hier de baas, ik zal het toch wel weten zeker hoe er moet gewerkt worden”, “Ik doe jaarlijks een evaluatiegesprek en dat volstaat”, zijn enkele van de uitspraken die ik wel eens hoor op de werkvloer. Het correct geven van feedback draagt echter bij tot het bevorderen van teamwork in de organisatie. Op lange termijn zorgt het correct geven van feedback vaak tot een betere samenwerking wat de taak van de leidinggevende eenvoudiger maakt.

Feedback is de boodschap die we aan iemand teruggeven over het gedrag of de prestatie van die andere persoon. Het moet een korte boodschap zijn die iets zegt over ‘hoe’ jij de ander zijn gedrag of prestatie ervaart. Het is het ideale middel om mensen uit te dagen en hen iets te leren over zichzelf. Jij als feedbackgever wil de ander meer bewust maken van zijn of haar onbewuste gedrag. Het is iets heel persoonlijk (vanuit de gever). Je geeft de ander iets terug over hoe jij in de wereld staat. Hoe jij iets ziet is geen feit, het is een (subjectieve) observatie. Soms zegt het meer over jezelf (de feedbackgever) dan over de ander (de feedbackontvanger). Je zendt namelijk je eigen manier van denken naar de ander.

Een voorbeeld:
Vanmorgen kwam je 10 minuten te laat in onze vergadering (Gedrag). Hierdoor dienden we met zeven collega’s te wachten en verloren we heel wat tijd (Gevolg). Ik was niet blij
om voor schut te staan (Gevoel). Ik zou het waarderen dat je in de toekomst op tijd komt of tenminste een kort berichtje stuurt wanneer je uitzonderlijk eens te laat bent. (Gewenst Gedrag)

Waarop moet je letten?
Denk goed na over wat je ‘denkt’ gezien te hebben, wat het gevolg daarvan was, wat je daarbij voelde en wat je graag veranderd zou zien bij de ander. Ga zitten en denk daar even over na, misschien moet je het wel even opschrijven.
Waar wil je het zeggen (Feedback geef je ‘altijd’ onder vier ogen), wat wil je zeggen (4G), hoe wil je het zeggen (je wil de ander iets leren, zonder belerend te zijn) en wat wil je bereiken? Wees voorbereid, oefen met zelfvertrouwen, wees zelfverzekerd en positief, verwacht succesvol te zijn. Als je voor een beek staat en je wil erover springen verwacht je ook dat je met die ene sprong aan de overkant geraakt, toch?

Feedback geef je vanuit jezelf, dat wil zeggen dat je het woordje ‘IK’ zal moeten gebruiken, je moet een ‘ik boodschap’ gebruiken, jij bent het die het gezien heeft, niet iemand
anders.
Geen feedback geven als je boos bent maar wel kort na de feiten (in dezelfde week). De ander aankijken bij het feedback is echt noodzakelijk, zit niet recht tegenover elkaar maar
schuin naast elkaar (je praat met iemand, niet tegen iemand) en voor je begint vraag je ook aan de ander of het schikt dat je nu even feedback geeft.

Mensen vragen mij soms wel eens hoe het komt dat ik als leidinggevende zoveel kon bereiken.

Ik kreeg een goede basisopleiding en mocht mij voortdurend vervolmaken, ik had het geluk om te mogen werken met leidinggevenden die een voorbeeld voor me waren en die ook tijd maakten om mij feedback te geven, ik had het geluk om ook zelf de feedbacktechniek te kunnen toepassen en ja, ik leerde heel veel van de feedback die ik van mijn medewerkers mocht ontvangen.

Als ik een tip mag geven aan leidinggevenden:

Betrap mensen op wat ze goed doen en sta zelf open voor het krijgen van feedback, jouw mensen zien jou aan de slag, zij ervaren zelf wat het gevolg is van jouw gedrag, ze voelen daar iets bij en geven zelf graag aan wat jij goed doet of misschien nog beter kan doen!

Sta open voor feedback, creëer een klimaat waar feedback de normaalste zaak van de wereld is.

Hier geef ik ook graag de 5-1 mee, en neen, dit is geen voetbaluitslag. Het is een verhouding, de verhouding tussen positieve en negatieve feedback, 5 positieve feedback momenten laten je toe een negatieve feedback te geven, en niet andersom!

Regelmatige feedback zorgt ervoor dat dat ene jaarlijkse ‘evaluatie-/functioneringsgesprek’ geen verrassingen inhoudt, jullie hebben het hele jaar door aan elkaar verteld wat er goed en minder goed gaat. Just do it! Feedback is een cadeautje, jij maakt immers van jouw eigen tijd vrij om aan de ander te vertellen hoe hij nog beter kan worden.